Além de ser uma atividade comum no ambiente de trabalho, participar de reuniões é essencial para quem busca crescer profissionalmente. Mas nem sempre é fácil atingir todo o nosso potencial quando estamos frente a frente com colegas, chefes e supervisores. Às vezes, é normal sentir-se sobrecarregado e com medo de fazer ou dizer coisas inapropriadas que acabam não agregando muito valor ao que está sendo discutido.
Porém, se nos deixarmos guiar pelo medo, podemos acabar perdendo oportunidades de ser notados por nossos colegas e superiores, de contribuir positivamente para nossa empresa e de crescer de forma efetiva e prática em nossas carreiras.
Atrasar-se é o primeiro sinal de que o funcionário não valoriza o tempo dos demais participantes, o que nada mais é do que um extremo desrespeito. Quando duas ou mais pessoas concordam em convocar uma reunião de trabalho, espera-se que a reunião ocorra no horário combinado. Portanto, nunca se deve chegar depois do horário combinado, a menos que haja um motivo que justifique o atraso. A pontualidade é o requisito mínimo para quem se compromete com o seu trabalho. Pontualidade demonstra respeito e responsabilidade. Se os atrasos forem realmente inevitáveis, não se deve inventar desculpas e justificativas. Substituir o "Me desculpe, estou atrasado por causa..." por "Desculpe por demorar tanto, mas obrigado por esperarem".
Antes da reunião, é preciso preparar todos os materiais sobre os quais deseja falar, anotar o assunto sobre o qual deseja argumentar e confirmar tudo. Verificar também se os recursos que pretende utilizar estão disponíveis, testando antes de apresentar para evitar surpresas desagradáveis.
"Em reuniões de empresa temos que interagir, mostrar interesse e conhecimento no assunto, questionar quando tiver dúvidas e opinar em melhorias", comenta Marcela Rebelo, analista de Gente e Gestão.
A fase de preparação é muito importante, pois tira qualquer medo ou insegurança. O colaborador saberá exatamente o que vai acontecer, o que vai dizer e como vai se comportar ao longo do tempo que estiver na reunião.
Assim que chegar ao local, cumprimentar a todos com alegria e entusiasmo. Se apresentar nervosismo, tentar não demonstrar e se comportar com confiança e naturalidade. Sempre olhar nos olhos do participante, isso dará ao funcionário credibilidade e mostrará ao participante que sabe exatamente qual é sua importância naquele ambiente.
Quando solicitado, responder a todas as perguntas, esclarecendo possíveis dúvidas. Se não souber a resposta para algum tema, não deve ter medo ou ficar inseguro. Sendo sincero, poderá dizer que não tem a resposta naquele momento, mas que fará o possível para encontrar a informação certa e repassá-la logo em seguida.
"Muito importante ouvirmos os colegas. Sempre terão opiniões diferentes, então devemos lidar com elas e tentarmos influenciar, convencer o outro lado de que o que estou falando faz sentido, mostrar o porquê da minha opinião e sugestão".
Por fim, dizer apenas o que é necessário e apropriado no momento é essencial. Evitar conteúdo que não seja familiar, sem fundamento ou simplesmente inapropriado para o conteúdo da discussão da reunião. Expressar a opinião quando solicitado ou quando sentir que pode trabalhar ativamente com informações que outros colegas não tenham conhecimento.
