A organização de documentos não foge à regra dos princípios fundamentais da Organização. Planejamento, Descarte, Categorização, Identificação e Manutenção.
É uma das principais áreas que precisamos atualizar, as contas e documentos. Não é um tema muito prazeroso para muitas pessoas, percebi ao longo dos meus anos de profissão, porém, absolutamente necessário.
Desfazer e jogar fora o que podemos, e arquivar somente o que é necessário. Toda a papelada que for descartada deve-se ter uma atenção especial com os dados pessoais, de preferência passar por uma picotadeira.
Para cada rotina e cada família deve-se desenvolver o método mais adequado, mas aqui vão algumas dicas que podem facilitar muito o seu dia a dia.
> Priorize um local para guardar toda a papelada; contas, cartões, exames médicos importantes e documentos. O “seu” Home Office, não importa o tamanho, pode ser um cômodo inteiro, um armário, uma escrivaninha ou só um gaveteiro. O importante é ser bem prático e organizado.
> Você pode utilizar pastas em cores diferentes (cores são excelentes categorizadores visuais). Gosto muito de arquivos com pastas suspensas. Ex: uma cor para o imóvel, outra para o carro...
> Crie pastas de documentos vitalícios para cada integrante da família, devidamente identificadas. As ideais são as pastas rígidas, elas não deformam com o tempo, a durabilidade é muito maior. Mas podemos utilizar as pastas de elástico. DICA: no caso das de elástico vire essas pastas do lado do avesso, pois a textura não permite que as etiquetas permaneçam coladas.
Hoje em dia, as contas já são pagas online, o que diminuiu muito o volume da papelada. Nesses 13 anos de profissão essa foi uma área que evoluiu assustadoramente. O famoso “Arquivo Morto”, está sendo praticamente extinto. Para orientação do tempo de arquivamento de contas e docs existem alguns sites de pesquisa, mas, durante esse período de transição do papel para o digital é importante ter atenção redobrada.
No início de um novo ano, você pode requerer a sua “Declaração anual de débitos”, para algumas contas, assim você ficará com um arquivo/documento apenas. O prazo para requerer e receber essa declaração é até o mês de maio.
Essas dicas referem-se ao básico da organização de contas e documentos pessoais, para mais informações a respeito, pesquise nos sites oficiais do governo.
Agora, mãos à obra!
Um abraço!
Comentários
1 Comentários
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Orlando Lopes 21/08/2023parabens pela matéria,
