No mundo empresarial moderno, a formalização digital tornou-se uma necessidade presente para empresas de todos os segmentos e portes. A transição de processos manuais para a era digital não só aumenta a eficiência, mas também garante conformidade e segurança, além de possibilitar a redução de custos e contribuição com o meio ambiente.
No entanto, a escolha correta do fornecedor de formalização digital é crucial para o sucesso dessa transição. A seguir, os principais critérios a serem considerados ao escolher o melhor parceiro para seus processos de formalização digital, abordando aspectos cruciais, incluindo suporte eficiente e integração com outros softwares.
1- Entenda suas especificidades
Antes de migrar ou optar pelo fornecedor ideal, é essencial compreender as necessidades específicas de sua empresa. Avalie os processos que serão inseridos na formalização digital, identifique os requisitos de segurança e conformidade, e tenha uma visão clara dos resultados desejados. Esse entendimento aprofundado permitirá uma busca mais direcionada, evitando a escolha de soluções excessivamente complexas ou inadequadas.
2- Autoridade
A experiência do fornecedor no setor é um fator determinante. Logo, procure por empresas que tenham um histórico comprovado de sucesso na implementação de soluções de formalização digital. Assim sendo, uma análise cuidadosa de estudos de caso e depoimentos de clientes pode oferecer insights valiosos sobre a eficácia e confiabilidade do fornecedor em questão. Ademais, para realizar uma assinatura digital é necessário possuir um certificado digital. Logo, é importante optar por uma plataforma que seja vinculada à ICP-Brasil, que é mantida pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).
3- Flexibilidade
A flexibilidade da solução é crucial, pois as necessidades de cada empresa podem variar. Certifique-se de que o fornecedor ofereça uma plataforma que possa ser personalizada para atender às demandas específicas de sua organização. Isso inclui a capacidade de adaptar-se a mudanças regulatórias, escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa e integração fácil com outros sistemas já em uso.
4- Conformidade e Segurança
A formalização digital envolve dados sensíveis e processos que muitas vezes estão sujeitos a regulamentações estritas. Portanto, ao escolher um fornecedor, verifique se a solução oferecida está em conformidade com normas e regulamentações relevantes. Além disso, confira se medidas robustas de segurança estejam implementadas para proteger a integridade e confidencialidade dos dados como: restrição de acesso a documento confidencial ou segregação de acesso por departamento, além de acessos personalizados, entre outros.
5- Usabilidade, Treinamento e Implantação
A usabilidade da plataforma de formalização digital é um fator muitas vezes subestimado. Uma solução intuitiva e fácil de usar minimiza o tempo de treinamento e facilita a aceitação por parte dos usuários. Sendo assim, é fundamental escolher um fornecedor que ofereça treinamento adequado e uma implantação de qualidade para garantir uma transição suave e eficiente para a plataforma formalização digital.
6- Suporte especializado em formalização digital e contínuo
Além do treinamento, o suporte oferecido pelo fornecedor é um componente crítico para o sucesso contínuo da formalização digital em sua empresa. Leve em consideração se o fornecedor disponibiliza canais eficazes de suporte, como chat online, telefone, e-mail e WhatsApp. Além disso, verifique se há recursos educativos, como manuais e tutoriais, para auxiliar os usuários. Um suporte ágil e eficiente pode fazer toda a diferença em momentos de desafio ou necessidade de esclarecimentos.
7- Integração eficiente da formalização digital com outros softwares
A capacidade de integração da solução de formalização digital com outros softwares utilizados pela sua empresa é um aspecto valioso. Isso assegura uma operação coesa e eficiente, evitando redundâncias e otimizando o fluxo de trabalho. Então, antes de tomar uma decisão, opte pelo fornecedor que ofereça opções de integração com os sistemas já em uso em sua organização.
8- Inovação
Considere as plataformas que disponibilizam serviços inovadores e que não se limitem na assinatura digital e eletrônica, como, por exemplo, a integração da assinatura de documentos.
