“Os japoneses dizem que bastam 30 segundos para saber se uma empresa está organizada. É só pedir um documento e marcar o tempo. Se neste período o papel não for localizado, é sinal de problemas”, revela o engenheiro mecânico com especialização em administração de empresas Valério Brisot, que há nove anos trabalha com a qualificação ISO 9000 e o programa dos Cinco Sensos (5 S), cuja filosofia será enfocada a partir de hoje pelo JC, numa série de matérias especiais.
Para os japoneses, utilização, ordenação, limpeza, segurança e disciplina, respectivamente as seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke, palavras do idioma local que deram origem ao nome do programa, são leis para se aplicar não só no mundo dos negócios, mas também dentro de casa.
Eles aprenderam o método de produtividade com os americanos nos anos 50. Na década de 80 o programa chegou ao Brasil e hoje as empresas buscam colocá-lo em prática e mantê-lo em pleno funcionamento.
“A filosofia é simples, e de tão simples, as pessoas acreditam que aplicam, mas na verdade não aplicam o programa”, revela o especialista.
O maior erro está em reter muitas coisas, quando o ideal segundo o programa é descartar o que é inútil, seja em casa ou no ambiente de trabalho.
“Temos o hábito de guardar na gaveta coisas que a gente não está usando. Mas quanto menos coisa se tem para controlar, menos bagunça você gera.”
Muitas pessoas têm organizações pessoais diferentes e muitas até se assemelham a um estado de aparente bagunça, mas o dono da “balbúrdia” sabe exatamente tudo o que tem consigo, bem como onde estão posicionadas cada folha de papel.
Entretanto, quando se relaciona ambiente de trabalho e produtividade, o ideal é que todos tenham acesso a tudo e não precisem incomodar o colega nas férias e folgas, nem se desesperarem na sua ausência. Por isso, cada coisa deve ter e estar no seu devido lugar e este deve ser sinalizado.
“Para não perderem tempo, as pessoas precisam trabalhar como se estivessem numa casa de cego, que é o lugar mais organizado do mundo”, aponta Brisot.
Ele revela que no senso de utilização e ordenação os artigos de uso freqüente devem estar sempre à mão, mas os de uso menor devem ser arquivados sistematicamente identificados e codificados, até de maneira simples com pastas coloridas ou catalogadas por ordem numérica ou alfabética.
Como no programa cada senso é integrado, a limpeza periódica das gavetas vem colaborar para que não se perca o senso de ordem. Um simples porta-talheres pode dar ordem e funcionalidade a uma gaveta que outrora poderia até ser lar de “jacaré”.
Cada funcionário também pode colaborar para a manutenção cuidando de sua unidade de trabalho, mantendo seu computador limpo, seja o teclado, a caixa de e-mail ou os arquivos e jogando seu lixo no lixo. Ter um pano e lixeira sempre por perto pode facilitar o processo e fazer com que a pessoa encarregada da faxina se dedique a outros espaços como os banheiros de uso público.
A limpeza da alma também é importante, segundo Brisot, que aconselha minutos de oração e bons pensamentos para “limpar” o ambiente.
No caso de um escritório, o senso de segurança pode ser aplicado protegendo equipamentos e principalmente a fiação. Materiais combustíveis como plástico e papel não combinam com a rede elétrica.
Aparentemente é tudo muito simples, mas o administrador que foi um dos criadores de um sistema de gestão do programa 5S, o CQT 5S: 2000, aponta que a disciplina é o senso que pode fazer com que o programa não se concretize. Ele aponta que o bom-senso deve predominar no processo de auto-controle.
Com o tempo, o hábito se torna uma prática agradável e produtiva, sempre respeitando o próximo.
Neste aspecto, a individualidade de cada um é fator importante. Ao mesmo tempo em que se deve manter o ambiente da empresa, cada um pode ter em sua estação algum objeto o sinalizador de sua personalidade. Quando um funcionário personaliza sua estação com fotos, adesivos e objetos é sinal de que se sente em casa mesmo no local de trabalho. Mas não deve exagerar, a coleção de bichos de pelúcia deve ficar em casa.
De gavetas limpas, no próximo domingo o JC vai ensinar como arquivar a papelada importante que foi tirada das gavetas: os documentos.
