O valor da cotação e a estrutura da licitação podem dificultar a contratação pela prefeitura. A escolha por incluir todos os serviços em um único lote pode afugentar empresas, de um lado. E, mesmo que isso não ocorra, as indicações são de que o preço final pode ser mais elevado neste formato. A saída seria realizar a contratação por lotes, com cada ramo de atividade disputando cada serviço.
Como comparação, em contratação também por pregâo eletrônico realizada em março deste ano, a mesma empresa Premier Eventos Ltda – única a se apresentar na licitação de Bauru - venceu uma parte dos serviços contratados pelo Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio e o custo total foi bem menor que o pretendido aqui.
A parte que coube à contratada para evento realizado em Jundiaí (SP) saiu por R$ 9.480,00. Ela só venceu o lote que pedia café da manhã e refeição. A empresa ofereceu bruch completo para 450 pessoas, com café, água, chá, sucos, biscoitos, frutas, torta, salgadinhos e massa doce. Mas esta despesa ainda incluiu alimentação com prato quente e serviço de garçons para 700 participantes durante o evento. O solicitado em Bauru é para menor público neste segmento.
O custo total da licitação do Governo Federal para estrutura parecida da pretendida por Bauru foi de R$ 25.060,00. Isso integra a montagem de 15 estandes, com piso em carpete, mesas cadeiras, balcões de computador, montagem, credenciamento. Este lote também foi contratado em separado e saiu por R$ 10.500,00 naquela licitação.
Já o serviço de fotografia e filmagem, também listado em Bauru, saiu por R$ 1.600,00, em lote à parte. Em Jundiaí o custo só chegou aos R$ 25.060,00 porque incluíram um lote com serviço completo de transporte de convidados e palestrantes durante todo o evento. Essa despesa não integra a previsão para a feira em Bauru, cuja cotação inicial apresentou valor total de R$ 45 mil, ainda assim bem acima dos R$ 25 mil pagos pelo serviço em Jundiaí. No conteúdo, os serviços de lá não contam apenas com instalação de som e confecção de convites.
Em 2005, a administração realizou uma jornada de educação com estrutura própria e parceiros. Da mesma forma, a feira de educação, realizada depois, contou com a participação dos custos de montagem de estandes assumidos por editoras de livros.
