Quem come além do necessário gasta mais tempo se alimentando, via de regra engorda e torna-se menos ágil e dinâmico. O mesmo ocorre com quem lê todos os e-mails que chegam em sua caixa postal eletrônica. Perde-se muito tempo ‘consumindo’ mensagens que não são importantes e, além disso, pode deixar o servidor da empresa lento por causa da ‘obesidade’ da caixa de entrada de sua conta de e-mail. Em muitos casos, o volume é tanto que correspondências valiosas retornam ao remetente por não haver mais espaço disponível na caixa de e-mails do destinatário.
Para evitar que uma ferramenta tão preciosa e indispensável acabe se transformando em uma dor de cabeça para o internauta, o Jornal da Cidade ouviu especialistas no assunto. Entre outras dicas, eles ensinam que para ganhar tempo é preciso ler apenas o necessário e descartar o que é supérfluo. Abrir e-mails de desconhecidos, nem pensar. A recomendação é deletá-los o mais rápido possível. Isso evita a instalação de vírus e não deixa que a caixa de entrada de sua conta de e-mail fique obesa.
Uma pesquisa feita pela empresa americana de consultoria McGhee Productivity Solutions mostrou que os internautas chegam a gastar até quatro horas por dia consultando seus e-mails e se livrando de spams, piadas, correntes de oração, receitas milagrosas e mensagens dos mais variados tipos. É tempo demais para quem está trabalhando ou mesmo acessando as correspondências em casa. Ao perder tempo com e-mails irrelevantes, as pessoas deixam de fazer o que realmente vale a pena.
Para o engenheiro de software Kleber Rocha de Oliveira, 34 anos, coordenador do curso de Tecnologia em Sistemas de Informação das Faculdades Integradas de Bauru (FIB), existem pelo menos duas maneiras de não perder tempo com mensagens inúteis. A primeira é usar os recursos que os próprios programas de e-mail, como o Outlook (mais popular), têm de direcionar as correspondências para pastas específicas.
É possível arquivar, por exemplo, em uma pasta todas as mensagens recebidas da empresa em que trabalha. Em uma outra pasta podem ser colocados os e-mails cujos assuntos não são tão importantes e podem ser lidos mais tarde. Segundo Oliveira, é possível fazer essa separação usando palavras-chaves. Todas as correspondências que chegam com a palavra “promoção”, por exemplo, podem ser encaminhadas automaticamente para uma determinada pasta.
Na opinião de Marcelo Thalemberg, autor do livro “Roubaram meu tempo - mais de 100 dicas para Outlook”, a caixa de entrada sem filtros é como um obeso mórbido. “A nutricionista diz ao obeso para ter uma dieta balanceada com restrições de alimentos”, alega. “Crie pastas como boletins e informações e utilize as regras do Outlook para que essas mensagens não entrem nunca em sua caixa de entrada”, recomenda. “Tudo que é informação você lê quando pode e não quando chega”, afirma. “Aprisione o Zé Piadista. Crie a pasta ‘Zé’ e uma regra para que as mensagens dele sejam sempre desviadas para esta pasta.”
A segunda maneira é impedir que mensagens indesejadas cheguem ao seu computador. Para isso, basta utilizar o recurso “bloquear remetente”. O próprio provedor de acesso não permite que e-mails do remetente selecionado cheguem à caixa de entrada. De acordo com Oliveira, alguns provedores gratuitos de e-mail não oferecem essa opção.
Ele faz um alerta também contra os e-mails que vêm com a opção “se você não quer mais receber essa mensagem clique aqui”. Segundo ele, trata-se de uma armadilha. “Ao clicar ali, a empresa que mandou a mensagem terá a certeza de que você está lendo e vai continuar mandando os e-mails. Na verdade, o efeito disso será o inverso do esperado. Ao invés de excluir, a pessoa estará incluindo o e-mail dela na lista da empresa”, revela.
