| Douglas Reis |
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| Também existe o material destinado única e exclusivamente ao planejamento em curto, médio e longo prazo |
O ato de organizar as tarefas por dia, agora, deu lugar a uma visão em médio e longo prazos. Com planejamento mensal e anual, além de espaço para desenhos e anotações, as chamadas planners vieram para complementar a funcionalidade das tradicionais agendas. Os objetos em questão, já no mercado há, pelo menos, três anos, refletem uma nova tendência: a busca pela melhor gestão do tempo.
| Aceituno Jr. |
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| Segundo o consultor e especialista em Planejamento Estratégico Manoel Messias Mello, a mudança das agendas abre perspectiva para utilizar melhor o tempo |
É o que argumenta o consultor e especialista em Planejamento Estratégico, o coronel reformado Manoel Messias Mello. Segundo ele, as pessoas costumavam utilizar agenda para organizar as tarefas diárias. Hoje, não só pensam no dia, mas no mês e no ano como um todo. "Neste sentido, a velocidade das informações influenciou na percepção do tempo", justifica.
Ainda segundo Manoel, existem três características humanas que a inteligência artificial não consegue reproduzir: emoção, criatividade e versatilidade.
Muita gente prefere colocá-las no papel e as planners oferecem espaço para tanto. "Nós temos acesso a inúmeras informações, a todo o momento. Precisamos, então, registrar as nossas ideias e organizá-las, seja através da escrita ou do desenho. Neste caso, o papel é considerado a melhor forma de fazê-lo", acrescenta.
Tal hábito está diretamente relacionado à forma pela qual as pessoas administram o tempo, conforme explica o consultor.
"O dia tem 24 horas para todo o mundo. A diferença é que passa em uma velocidade diferente para cada indivíduo. O planejamento tem a ver com o melhor aproveitamento do tempo", reitera o especialista.
VAMOS PLANEJAR MELHOR?
O consultor aproveita para dar dicas a quem deseja organizar o próprio tempo. O hábito, segundo Manoel, está diretamente relacionado à qualidade de vida.
"Quando você cria novos costumes e planeja melhor o tempo, tem aquela sensação de dever cumprido, que provoca imenso alívio emocional", defende.
Para o especialista, o primeiro passo de uma boa organização das tarefas é definir as prioridades, ou seja, o que for importante (algo que vá agregar valor) e urgente (algo que tenha prazo). Depois, a orientação é classificar as tarefas com base no grau de resultado que vão dar.
"Você tem 100 coisas para fazer. Do total, 20% delas proporcionam 80% de retorno. Logo, precisa priorizar estes 20%", observa.
A terceira dica diz respeito a colocar em primeiro lugar as tarefas mais fáceis. "Você tem a sensação de que fez bastante coisa em um curto período", argumenta.
Por fim, as atividades mais complexas devem ser escalonadas em pequenas partes. É importante, também, fazer uma análise dos resultados do planejamento, alterando os próprios hábitos, se for necessário.
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VOLTOU COM FORÇA
Gerente comercial da Jalovi Altos da Cidade, Nilo Sérgio Alves Júnior afirma que havia previsão de que as agendas desaparecessem do mercado, principalmente, devido aos aparelhos eletrônicos. "Mas não, a tendência voltou com força para o papel, que sequer tem bateria para acabar e deixá-lo na mão", diz.
De acordo com Nilo, a maioria dos clientes, que busca pelas planners, é formada por adolescentes e jovens. "Eles conseguem rascunhar, desenhar e, ainda por cima, os objetos não têm cara de agenda, mais parecem cadernos. Creio que não seja um modismo, mas uma ferramenta que veio para ficar", frisa.
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PERDENDO TEMPO?
O portal Administradores.com fez uma pesquisa mundial, em 2004. Na época, foram ouvidos executivos, empreendedores e acadêmicos. Do total, 45% disseram conseguir "mais ou menos" gerir o próprio tempo; 35% confessaram não saber administrá-lo; e 20% afirmaram ser capazes de ocupar as horas do dia de forma objetiva.
O consultor Manoel Messias Mello argumenta que a maioria das pessoas perde muito tempo com tarefas desnecessárias, como apagar e-mails e Spams. Por isto, não consegue cumprir as tarefas previstas para o dia, a semana, o mês ou o ano inteiro.
O recomendado é analisar a forma pela qual cada um utiliza o tempo, descrevendo item por item da rotina. Depois, é preciso organizar as atividades por prioridades.
Em seguida, a dica é fazer uma lista do que deve ser feito primeiro. "Você tem de criar o hábito de planejar, além de realizar uma análise crítica de tudo o que foi desenvolvido no decorrer do ano", aconselha.
