As empresas já realizavam transações por meios eletrônicos muito antes da existência da Internet e da chegada dos acrônimos pontocom, e-Commerce ou e-Business. Eram organizações de vanguarda, que processavam enormes volumes de transações e possuíam recursos para investir em tecnologia da informação. Inicialmente, isso era feito via troca de arquivos eletrônicos como meio para comunicar informações sobre pedidos, pagamentos e outras transações comerciais.
No curso natural de desenvolvimento desses intercâmbios, evoluíram a tecnologia e diversos processos, em especial a padronização de vários componentes, com o objetivo de garantir a interoperabilidade e redução de custos. Empresas tinham equipes cada vez mais numerosas para treinar e contribuir com seus parceiros comerciais, com a finalidade de integrar os layouts dos documentos, protocolos de comunicação, processos e outras novidades tecnológicas que chegavam ao mercado em velocidade cada vez maior; o custo tornou-se uma grande barreira. Diversos fóruns de padronização nasceram e viabilizaram a evolução neste particular.
Com a maturação desse conceito, conhecido como EDI - Electronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, muitas empresas passaram a utilizá-lo e, hoje, é a forma como as organizações viabilizam modelos de negócio, garantem o just in time, o abastecimento das cadeias e o alto volume de transações.
Porém, apareceram também muitos críticos, advogando que “este conceito está ultrapassado”, “que é muito complexo”, “inviável para pequenas e microempresas”, e outras inverdades. Credito isto muito mais a uma visão distorcida dos fatos. A alta complexidade e a dificuldade são resultados do ambiente no qual os negócios são realizados. Uma série de processos e tecnologias evoluiu, mas muitos outros ficaram parados no tempo e o desequilíbrio resultou na tal complexidade.
É importante reduzir as informações redundantes em cada etapa do processo. Hoje, as organizações procuram resolver todos os problemas de falta de informação e comunicação, repetindo as informações: os dados de empresas e produtos já deviam estar nos cadastros, mas eles são sempre enviados novamente nos pedidos e demais documentos eletrônicos.
A EAN promove um conceito chamado SimplEB (Simple Electronic Business), que facilita os processos e viabiliza a inclusão digital das organizações hoje marginalizadas. Ele se baseia em conceitos simples: a) Um comprador, Um vendedor; b) Condições gerais de fornecimento e o acordo comercial já estabelecido; c) Realização do pré-alinhamento de dados cadastrais: dados de produtos, empresas e preços; d) Um único pedido colocado para entrega única, destinado a local único por vez; dados pré-alinhados não são comunicados; e) Homogeneidade entre unidade de embarque, pedido e faturamento; f) Para identificação de produtos, usar o GTIN por todo o processo: pedido, embarque, movimentação física e faturamento.
Este modelo está sendo adotado com sucesso em diversos países da União Européia e os EUA. O resultado final é a maior competitividade das empresas, que sempre resulta em benefício para o consumidor.
O autor, Roberto Matsubayashi, é gerente de Soluções de Negócios da EAN Brasil.
