Uma grande dificuldade da gestão de processos está na falta de divulgação de informações fundamentais sobre mecanismos operacionais dos trabalhos diários e sobre os andamentos internos das organizações. Essas posturas organizacionais negativas, além de prejudicar a boa comunicação interna, interferem nas execuções operacionais e acabam tendo reflexos negativos na gestão da qualidade e rentabilidade das empresas. Geralmente, essas falhas estão presentes nas bases operacionais e na gestão intermediária dos empreendimentos. Quando esses comportamentos são encontrados nas bases operacionais, ocorre um fenômeno chamado de retenção de base e, quando uma informação é retida nas bases, a gestão intermediária não tomando conhecimento, torna-se mais difícil solucionar eventos que exijam uma reação imediata.
Quando a gestão intermediária retém informações que deveriam ser compartilhadas com as bases operacionais é mais delicado ainda, pois fatos podem surgir sem que as bases operacionais saibam e não tenham métodos de correção imediata. As bases operacionais das empresas precisam ter amplo acesso às informações sobre o processo, pois são através delas que são executadas a maior parte dos processos organizacionais e ter livre-arbítrio para intervir de forma ampla no processo quando necessário sem ter que enviar “feeds” desnecessários à gestão intermediária.
Em pleno tempo da informatização e da robótica nos empreendimentos, ainda há sistemas produtivos centralizados e sem “feedbacks”, ao ponto de, em algumas organizações, os colaboradores não conhecerem o presidente da empresa. Em uma grande cervejaria brasileira, por exemplo, a política de comunicação interna é considerada uma das melhores entre as melhores empresas para se trabalhar no Brasil. A interação entre os níveis hierárquicos levaram a empresa para nível de excelência em qualidade. É comprovado que uma equipe bem informada e bem gerida é aquela que os gestores intermediários delegam atribuições e os deixam à vontade para operar o sistema produtivo de forma livre, dentro dos procedimentos padrões.
Não há sistema de qualidade que sobreviva sem a participação de todos os níveis hierárquicos. É tolice achar que uma só equipe possa gerir um sistema de qualidade e mais tolice ainda é pensar que uma só pessoa possa garantir todo o sucesso da empresa. Atualmente, as organizações se preocupam em manter o saber disponível em bases de dados na intranet, através de manuais ou repositórios de padrões, processos e técnicas de trabalho. Isto porque entre gerações de trabalhadores que são admitidos, desde aprendizes até os que se aposentam, todo saber construído ao longo do tempo de uma organização não pode correr o risco de desaparecer ficando nas mãos de uma só pessoa ou um determinado grupo.
Os autores Sidney Aguiar é especialista em sustentabilidade e colaborador do JC e
Cristiano Borin é especialista em gestão de pessoas
