E-mail empresarial: cuidado para não cometer gafes

O caminho entre uma simples transmissão de informação e as trocas de mensagens hostis pode ser mais curto do que se imagina, especialmente quando se fala em comunicação empresarial online. Embora não exista um manual de etiqueta para o envio de e-mails, o bom senso no mundo virtual é fundamental para que os relacionamentos com colegas, superiores, clientes e sócios sejam saudáveis. Fique atento às dicas de Empregos e evite as gafes. Segundo Célia Guimarães, consultora de Recursos Humanos, um dos erros mais comuns na troca de mensagens eletrônicas é o imediatismo. “Às vezes a pessoa se ofende com uma informação, ordem ou notícia e vai logo respondendo o que vem à cabeça. O melhor a se fazer é contar até dez e refletir sobre o que vai responder para não minar as relações”, afirmou. Por outro lado, a recomendação de especialistas é que se responda aos e-mails recebidos em um prazo máximo de 24 horas, evitando assim causar impressão de descaso. Este problema o vendedor Danilo Augusto de Oliveira Borges, 23, diz não ter. Acostumado a se deparar diariamente com dezenas de e-mails em sua caixa de mensagem, ele afirma que é ágil nas respostas. “É só o tempo de abrir. Assim que ligo o computador e vejo que tem mensagens, respondo a todas na mesma hora. Se eu demorar é porque ainda não li”, disse. Borges conta que a utilização de e-mails com colegas de trabalhos e chefes se restringe a quando é importante que o assunto abordado fique documentado. O procedimento é correto, segundo Célia. “Basta lembrar que a internet é algo historicamente muito recente e, antes desse advento, todos se já se comunicavam. Não precisa lotar as caixas de mensagens dos colegas com informações que não precisam de registro e podem ser faladas pessoalmente ou por telefone”. Outro erro comum, de acordo com a consultora, é o excesso de informalidade nos e-mails. A regra é: no trabalho, quanto mais impessoal e informativo, melhor. “Seja claro, objetivo e formal. Brincadeirinhas, só quando tiver muita abertura com o destinatário e a certeza de que isso não o ofenderá, nem colocará a sua seriedade em risco”. Por fim, atenção para não responder uma mensagem de correio eletrônico que tenha sido originalmente enviada para muitos destinatários para todos. O botão “responder a todos” normalmente fica muito próximo ao “responder”. Não confunda. Também evite encaminhar mensagens em massa de correio eletrônico. Não se preocupe, nada de errado vai acontecer se quebrar uma das milhões de correntes recebidas.