A reunião está cada vez mais presente no dia-a-dia da maioria das empresas. São reuniões periódicas, quinzenais, mensais e, às vezes, até mesmo diárias. Mas, apesar de ser um avanço em termos de administração, já que democratizam as informações dentro da empresa, as reuniões nem sempre são tão populares. Alguns reclamam que passam o dia inteiro dentro de salas de reuniões e não têm tempo para mais nada, outros fogem porque as reuniões se tornam falatórios intermináveis que não levam a lugar algum no final. Na realidade, é importante que as reuniões existam, mas é preciso que elas sejam organizadas e tenham objetivos definidos para não se tornarem meros encontros nos quais todos falam e ninguém ouve.
O aumento considerável do número de reuniões nas empresas aconteceu por vários motivos. O principal deles é que, atualmente, as decisões são tomadas por equipes e não por uma ou duas pessoas que tomam conta de tudo como se fossem os antigos donos de engenho. O sistema patriarcal de administração está cada vez mais se mostrando inviável no tão competitivo mercado atual no qual as empresas estão em busca da excelência e querem por perto profissionais capazes e que realmente possam agregar valor intelectual e crescimento constante.
Com isso, as reuniões deixaram de ser meros comunicados formais de decisões tomadas e se transformaram em um importante instrumento para se atingir metas com mais velocidade, menores custos e maior qualidade. Segundo Cristiane Bononi Rolli, jornalista e diretora de jornalismo e projetos da Fatto Assessoria de Imprensa e Comunicação Empresarial em seu artigo Reunião não é bicho de sete cabeças, a reunião moderna passou a ser uma troca permanente de idéias e experiências para o redirecionamento das ações e a avaliação dos resultados obtidos.
Quando ela deve ser realizada
O excesso de reuniões pode atrapalhar mais do que colaborar no andamento do trabalho na empresa. Por isso, é preciso que haja um critério mínimo para que elas sejam marcadas. As reuniões são sempre necessárias, mas desde que elas tenham seus objetivos diretamente ligados ao assunto e tenham uma limitação de tempo, diz o consultor Edson Spósito. Em seu site, ele mostra que as reuniões são boas para gerar idéias, compartilhar informações e tomar decisões coletivas. E não são boas para organizar informações, fazer análises detalhadas e pesquisas, representar idéias em palavras ou gráficos coerentes e centenas de outras tarefas que podem ser feitas mais facilmente por pessoas isoladas. De acordo com o consultor é uma boa idéia convocar uma reunião quando:
Você quer uma informação ou um parecer do seu grupoVocê deseja envolver o seu grupo na solução de um problema ou na tomada de uma decisão Há uma questão que precisa ser esclarecida Você está com problemas e quer compartilhá-los com o grupo como um todoO próprio grupo quer uma reunião Há um problema que envolve pessoas de diferentes grupos Há um problema e não esta claro do que se trata, ou não se sabe quem ficou com a responsabilidade de lidar com ele
Por outro lado, não é vantagem realizar uma reunião quando:
Você tem de lidar com questões pessoais, contendas, etc. Há preparação inadequada ou fraca e poucos dadosSeria melhor comunicar por telefone, fax, memorando ou uma conversa a doisO objeto de discussão é tão confidencial e secreto que não pode ser divulgado entre os membros do grupo Você já formou uma opinião e já tomou uma decisão O assunto é trivial
Eficiência
Para ser eficiente, uma reunião não deve começar sem um planejamento antecipado. É preciso definir claramente os objetivo e pautar assuntos condizentes com esse objetivo, para que não se perca tempo divagando sobre temas sem sentido. De acordo com Cristiane Rolli, a pauta da reunião deve seguir um script básico. O mediador, quem vai comandar o encontro, tem a função de definir o objetivo e expor a situação atual em que a empresa se encontra. A partir daí, entra a participação de todos os envolvidos que vão explicar as ações realizadas, analisá-las, expor pontos de vista, elaborar novas metas e o caminho que percorrerão para atingi-las. A seqüência desse script (leia no quadro), passaria pelo objetivo (qual o propósito da reunião); a situação (o que está acontecendo); as ações realizadas (o que foi feito para se chegar a essa situação); as análises das ações (diferenciação das ações positivas e negativas); a identificação dos resultados (se os resultados atingidos foram os esperados); metas (elaboração de metas palpáveis a serem atingidas) e o planejamento (definição das ações a serem tomadas para a realização das metas determinadas).
O tempo ideal
Outro aspecto importante a ser observado é o tempo de duração de uma reunião. A velha expressão tempo é dinheiro, hoje em dia, é mais real do que nunca e, por isso, saber gerenciar o tempo é primordial para a competitividade das empresas. Segundo Cristiane Rolli, muitos executivos consideram uma reunião eficiente quando ela é dinâmica ao mesmo tempo em que possa realmente agregar valor e trabalhar para melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
Na prática, o tempo de duração pode variar dependendo do conteúdo das informações. Não existem regras com relação ao tempo da reunião, até porque cada empresa e cada setor dentro da empresa tem uma necessidade diferente e específica. O que importa é o bom senso. O ideal é que ela não seja extensa demais (passe de duas horas, por exemplo) ou curta demais (menos de 30 minutos). O importante é planejar para que todos possam participar ativamente da reunião e ainda assim aproveitar bem seu tempo e concluir todas as tarefas com competência.