Pessoas desorganizadas estão sempre sem tempo para fazer as coisas.
O dia tem 24 horas para todas as pessoas, em todos os lugares do mundo. Mas, algumas delas não conseguem aproveitar esse período com a mesma eficiência das outras. São pessoas desorganizadas ao extremo, que não conseguem controlar nem o próprio tempo e, por isso,vivem reclamando que não conseguem fazer nada.
A questão da organização do tempo é tão importante hoje em dia, que existem cursos e livros especializados na chamada administração do tempo, geralmente voltados para os homens de negócios para quem a velha máxima tempo é dinheiro, é sempre atual. Mas mesmo para quem não está no mercado de trabalho essas fontes são importantes para detalhar algumas regras básicas sobre como organizar melhor o tempo.
Para começar, é preciso ter alguma objetividade; uma definição de objetivos ajuda, mas não é tudo. Agilidade também, e é importante que e não seja confundida com a correria em que às vezes as pessoas se envolvem quando tentam enganar e relógio e fazer mais coisas do que podem. Ou seja, é preciso de método e disciplina para se organizar.
É preciso aprender a distribuir as atividades diárias com sensatez e equilíbrio e estabelecer prioridades, determinar o que é mais importante. Apesar de parecer uma dica óbvia. Nem todo mundo pára para pensar nisso. Por exemplo: se gastar o tempo pela manhã lendo o jornal vai fazer com que você chegue atrasado ao trabalho e, conseqüentemente, ouça uma reclamação do chefe, faça uma opção: deixe de ler o jornal ou acorde mais cedo.
Priorizar e organizar as diversas atividades ao longo da vida não implica em rigidez. A flexibilidade é fundamental na boa administração do tempo, mas é preciso ter cuidado para não se tornar escravo dos ponteiros do relógio, a ponto de se sentir fracassado se alguma programação der errado. Planejar o dia, um mês ou um ano na vida pode parecer um processo mecânico como preencher uma agenda. Administrar o tempo não é isso, é questionar constantemente o que se quer, o que se tem que fazer e o que não.
Um bom começo pode ser a pontualidade nos compromissos. A falta de pontualidade é um dos principais desperdiçadores de tempo, inclusive do tempo alheio, o que, além de tudo, é um desrespeito. As pessoas atrasadas por natureza consideram o tempo como se ele fosse elástico, nunca levam em conta os imprevistos e se julgam capazes de cumprir dois compromissos em horários muito próximos. Outro truque eficiente é distribuir tarefas obrigatórias ao longo do tempo, sem concentrá-las num mesmo período, sempre que possível. Se duas tarefas podem ser espaçadas por alguns dias ou horas, não a razão em juntá-las e correr o risco de não conseguir cumpri-las.
O bom senso é um aliado poderoso nesse assunto. No trabalho, negocie, se for possível, uma flexibilidade no horário. Saia uma hora depois do expediente e entre uma horas mais tarde no dia seguinte, para não perder tempo no trânsito se for preciso. Aproveite cada momento que tiver.
Mudando velhos hábitos
Certos hábitos supostamente imutáveis também podem contribuir para uma perda de tempo lamentável, como o costume de não saber negar as coisas às pessoas. Se você sabe que alguém vai tomar muito o seu tempo ao telefone, por exemplo, corte logo a conversa ao invés de ficar dando corda. O mesmo vale para aquele pedido dos filhos que não é tão fundamental e só vai atrapalhar o seu dia. Outro campeão do desperdício é uma mania bastante comum: a de largar as coisas pela metade. Protelar compromissos também só atrapalha. Muitas coisas pendentes vão deixar você mais tensa na hora de cuidar delas, tornando-se ainda mais chatas. Uma dica pode ser: quando você tiver várias coisas para fazer num dia, comece pela mais chata. Assim com o passar do tempo você vai tendo a sensação de tudo está ficando mais fácil e agradável.
Os perfeccionistas precisam ter uma atenção especial com o tempo e saberem que é importante querer, por exemplo, fazer sempre o melhor, mas sem exageros. A pessoa perfeccionista demora para fazer as coisas e nunca está satisfeita com os resultados e por isso pode demorar horas tentando um resultado que talvez não vá conseguir de jeito algum. Esse tipo de pessoa muitas vezes se perde em detalhes e não consegue ver o essencial: quanto mais demoram, menos tempo têm para realizar outras tarefas.
Os especialistas em administração do tempo afirmam que é tudo uma questão de maturidade e honestidade consigo mesmo, em primeiro lugar. Nos cursos ministrados a executivos, um dos aprendizados mais importantes é a eliminação do excesso de planejamento. Muitas anotações na agenda indicam uma exagerada preocupação com o futuro, enquanto a vida é conjugada no presente. O fundamental é chegar a uma mudança no comportamento, que às vezes resulta até numa mudança de estilo.
Para seu dia render
Procure, em casa, ter um lugar certo para cada coisa. Não largue tudo em qualquer lugar, para não perder tempo procurando depois.
Ao começar uma atividade, estabeleça metas objetivas e proponha-se a atingir um determinado nível na qualidade de trabalho. Despreze perfeccionismos.
Entre as tarefas cotidianas obrigatórias, faça uma lista daquelas que inevitavelmente você mesmo tem que fazer e outra das que podem ser passadas para outras pessoas.
Uma vez tomada uma decisão, procure não ficar em dúvida se foi mesmo a melhor. Assuma como sendo a melhor possível naquele momento.
Sempre que possível, estabeleça prazos realistas para fazer coisas que dependam de você e de outras pessoas.
Cumpra e faça os outros cumprirem prazos estabelecidos.
Reserve pelo menos 15 minutos diários para ficar só sem nada para fazer.
Reserve um tempo do dia para atividades não programadas, especialmente se a maioria de seu tempo for preenchida por tarefas rotineiras.
Use agenda. No início não é fácil, mas vai facilitar muito as coisas.
Ao definir prioridades, leve em conta aquilo que é realmente importante, não o que é chato ou desagradável para o seu gosto.
Evite filas em bancos pagando contas antes do prazo do vencimento nos caixas eletrônicos.
Nas grandes cidades, descubra caminhos alternativos para chegar aos lugares aonde vai sempre. Isso pode evitar congestionamentos e economizar tempo.
Dispense visitas e telefonemas inesperados, quando não forem oportunos.
Procure perceber como é que você está usando seu tempo.
Não junte por muito tempo papéis, recortes, listas de ofertas que jamais vai ler.
Concentre-se no que está fazendo, mesmo que tenha muito a fazer num determinado dia. As coisas são feitas uma de cada vez. Com concentração tudo passa mais depressa.
Confirme por telefone as horas marcadas com muita antecedência, para não perder a viagem.
Procure ser pontual nos compromissos e, caso não seja pontuais com você, lembre como isso é importante.
Não comece o dia sem ter planejado o que vai fazer.
Termine o que começar antes de partir para outro trabalho.