Executar muitas tarefas ao mesmo tempo pode prejudicar o desempenho do funcionário. É o que diz uma recente pesquisa citada num artigo da Revista de Psicologia Experimental: Perfomance e Percepção Humana, da Associação Norte-Americana de Psicologia. De acordo com os estudos, dirigidos pelo pesquisador Joshua Rubenstein para a Universidade de Michigan e a Administração Federal de Aviação dos Estados Unidos, a prática de tarefas múltiplas pode reduzir a produtividade do trabalhador ao invés de melhorá-la.
A afirmação se choca com um dos preceitos mais difundidos atualmente, o de que poucos funcionários devem assumir as funções de muitos. Para Rubenstein, isso pode ser apenas um desperdício de tempo do funcionário. O pesquisador parte do princípio que perde-se muito tempo quando se troca de uma função para outra. Esse custo de tempo aumentaria cada vez mais de acordo com a complexidade da tarefa. Pessoas em um esquema de trabalho em que se precisa usar um processador de texto ao mesmo tempo em que se atende o telefone para falar com o chefe ou com os colegas estão trocando de tarefa o tempo todo, exemplificou em uma entrevista para a CNN, David Mayer, que assinou o artigo da revista americana junto com Rubenstein e Jeffrey Evans. Na prática, você tem um breve bloqueio para escrever quando troca uma tarefa por outra. Você precisa primeiro querer mudar de tarefa, depois fazer a troca e ainda dar uma aquecida na nova tarefa, completa.
Uma questão de tempo
A afirmação dos estudiosos norte-americanos não contradiz, porém, outra tendência atual no mercado de trabalho, que é a necessidade do profissional ter habilidade em várias áreas. Os profissionais de hoje não podem ser mais específicos, eles devem ter uma formação específica mas habilidade para desempenhar funções generalizadas, atuar em vários segmentos, afirma a psicóloga Maria José Conde Cortez. Isso significa saber desempenhar várias funções, com a mesma competência, mas não todas ao mesmo tempo. O profissional deve possuir uma noção geral de tudo, mas ter sempre uma diretriz, explica o administrador e consultor de recursos humanos Raul Chaves Jr. Ele concorda que é inevitável fracassar em uma das atividades quando se faz muita coisa ao mesmo tempo. A pessoa pensa sempre que aquilo que está fazendo naquele momento é o mais importante e não pára, diz. É por isso que não é raro ver em escritórios e bancos, só para citar dois exemplos, funcionários falando ao telefone ao mesmo tempo em que atendem um cliente e checam a tela do computador. É como se naquele momento todas as atividades fossem vitais, quando não são. De acordo com Chaves Jr., nada impede que um funcionário nessa situação reagende uma conversa ou um telefonema, nem que seja por alguns minutos, para terminar o que estava fazendo primeiro. A pessoa precisa decidir o que é mais importante naquele momento, optar por essa escolha e se dedicar inteiramente a ela, para atender a outra depois com uma melhor qualidade também, ensina o consultor.
Administrando o tempo
Fazer uma opção, porém, não é sinônimo de eliminar tarefas para descomplicar a vida naquele momento. Na realidade, é apenas como criar um atalho para ganhar tempo. Uma solução para nunca se encontrar numa situação onde tenha que desempenhar várias tarefas juntas é saber a administrar o seu tempo útil. Segundo Chaves Jr., antes de pensar em organizar o tempo é preciso saber para que se quer tempo, para estudar, descansar, ler, etc. Decidido isso, o consultor propõe que se faça uma análise da situação atual. Pegue uma semana e marque como você gasta o seu tempo, dizendo: Fiquei tanto tempo no telefone, fiquei tanto tempo para fazer tal atividade, tal atividade, diz. No final da semana, ou de um tempo, você vai ter um mapa de como gasta o seu tempo e ai pode administrá-lo melhor. Fazendo um balanço, a pessoa vai ver que gasta mais tempo com uma coisa do que com outra e vai decidir no que investir, vai criar uma meta Quando tiver um planejamento de suas tarefas vai ser mais fácil ganhar tempo de um lado para se dedicar a outra atividade, sem confusão ou falta de qualidade.