Depois de passar a maior parte de duas semanas - minhas férias de fim de ano - tentando reduzir o número de mensagens na minha caixa de entrada de e-mails de 3.887 para mais administráveis 1 mil, resolvi escrever uma coluna baseada nessa experiência. Afinal, não sou a única pessoa a ter uma caixa de entrada superlotada. Como se administra uma quantidade tão grande de e-mails? Como fazer para saber o que há lá dentro? Se meus e-mails fossem cartas de papel, eu precisaria dispor de uma sala a mais em meu escritório. Assim, passei algum tempo aprendendo a lidar com a avalanche de mensagens que costumo receber. Mesmo que você não tenha o azar de ter quase 4 mil e-mails lhe esperando, algumas das dicas que tenho a oferecer podem lhe ser úteis.
Para começar, novas mensagens não param de chegar. Posso responder às mensagens de Elena e Fred hoje, mas Juan e Alice já responderam às mensagens atrasadas que eu lhes mandei ontem. Uma maneira fácil de reduzir o fluxo de e-mails é a seguinte: não mande e-mails para ninguém.
Estou falando sério. Você pode esvaziar sua caixa de correios se redigir respostas e esperar um ou dois dias para enviá-las.
Esta semana vou fazer uma viagem de avião que vai levar sete horas. Durante esse tempo, tentarei dar um jeito em mais algumas centenas de e-mails, sem receber novas mensagens para atrapalhar meu progresso.
Qual é a sensação de ter 4 mil e-mails exigindo sua atenção? Bastam umas 40 mensagens para sua caixa de entrada já ficar com jeito de lista. Com 4 mil, ela parece uma massa imensa, impossível de ser atacada desde qualquer ângulo. Ela simplesmente lhe engole.
Nos meus dias mais agitados, eu apenas dou uma passada de olhos pelas mensagens novas. Então respondo às mais urgentes. Outras prefiro deixar para responder mais para a frente; quando as mensagens envolvem eventos ou compromissos de algum tipo, eu as rotulo com datas.
Em outras palavras, a ordem é repetir sempre. As mensagens rotuladas com datas se tornam urgentes enquanto ainda estou ocupada respondendo a outras mensagens urgentes. Em seguida, acabam mergulhando na grande massa inerte.
Mesmo assim, rotular mensagens - pode ser com datas ou dizeres tipo “Projeto A†- é útil. Ajuda a começar a transformar a massa inerte em mosaico. Pouco a pouco vai emergindo um conjunto de parâmetros e, dentro dele, as mensagens divididas nas diversas categorias começam a fazer sentido.
Uso o programa de e-mail Eudora (www.eudora.com). Com ele, você pode rotular e-mails de sete maneiras à sua escolha. Embora eu raramente o faça, também é possível conferir uma de cinco prioridades à mensagem. Fora isso, é claro, você também pode classificar suas mensagens por data, remetente, tamanho das mensagens, anexo e assunto (alfabeticamente, sendo que “Re:â€, “Fwd†e alguns outros itens não são levados em conta).
A versão mais recente do programa, Eudora 5.1, possui uma característica inteligente com a qual é possível passar por cima das classificações e colocar juntos todos os e-mails contendo as mesmas palavras na linha de assunto. Se você, por exemplo, estiver enviando e recebendo e-mails de várias pessoas sobre “o problema de Harryâ€, por exemplo, tudo que disser respeito a esse assunto será apresentado juntamente com a mensagem mais recente sobre ele.
Isso pode ser muito prático, se bem que as pessoas às vezes se esquecem de trocar a linha de assunto mesmo quando o assunto original já ficou para trás. Quando “o problema de Harry†vira “que tal nos encontrarmos amanhã para falar de Harry?â€, você corre o risco de esquecer de confirmar um encontro, ou alguma coisa do gênero.
Às vezes, nem todo esse trabalho de classificação é o bastante. O que eu faço freqüentemente é escolher uma data - por exemplo, 8 de setembro - e responder a tudo o que chegou nesse dia. É aqui que a função “cortar e colar†se revela muito útil. Exemplo: “Cara Alice, Desculpe a demora em responder. Eu queria escrever uma resposta legal, bem pensada, mas fui atropelada pelos acontecimentos. Só agora estou lendo todas as mensagens que chegaram no final do ano. Em todo caso, como você já deve ter percebido, em vista de minha demora em responder, já estou superlotada de compromissosâ€.
Então acrescento algumas palavrinhas específicas para o destinatário individual, um pequeno pedido de desculpas e votos de feliz Ano Novo. É só lembrar de trocar o nome da pessoa a cada vez! Mas essa opção ainda parece meio forçada, e os e-mails de qualquer dia determinado são bastante aleatórios. É por isso que entra em cena o instrumento de busca do Eudora.
Você pode buscar um termo específico - por exemplo, o nome de uma pessoa ou empresa, um mês do ano - e receber uma lista com todas as mensagens que contêm aquele termo em sua linha de assunto, em seu corpo ou em qualquer lugar. A busca geralmente rende várias mensagens - podem ser umas 35, por exemplo - sobre o mesmo assunto, e então eu respondo a todas ao mesmo tempo.
Quando estou com pouco tempo, mas quero me livrar rapidamente de muitos e-mails, opto por responder apenas às mensagens muito curtas. Essa é a única hora em que eu gosto de spam. Posso apagar mensagens de spam rapidamente e me sentir produtiva.
Todas essas brincadeiras ajudam a tornar mais veloz o trabalho de responder aos e-mails e me dão a satisfação de dividir a tarefa em partes administráveis. Mas, mesmo depois de classificar e vasculhar meus e-mails de centenas de maneiras, desde todos os ângulos e perspectivas possíveis, ainda me sobraram 1.294 mensagens.
E isso acaba me levando a perguntar: é correto o que estou fazendo? Será que estou tratando as pessoas como indivíduos, ou apenas como tarefas que precisam ser encaradas? Em que medida o que eu faço difere de algum jogo complicado de palavras, criando mensagens e respostas às mensagens enviadas pelo sistema? É correto cortar e colar textos para mandar para outra pessoa? Mas, quando essas dúvidas me assolam, eu penso no que consegui fazer usando esses métodos.
Coloquei uma amiga, que é estudante argentina, em contato com um amigo meu que é reitor de uma faculdade em Nova York. Apresentei o criador russo de um software, que estava à procura de um revendedor, a uma empresa americana de software que buscava exatamente esse tipo de produto para revender.
Agradeci a uma pessoa por um ótimo jantar que tivemos. Respondi a um amigo que estava à procura de informações sobre B2B (empresa a empresa), encaminhando a ele praticamente tudo que havia em minha caixa de entrada sobre esse assunto (e, enquanto o fiz, aproveitei para ler e apagar essas mensagens).
Acompanhei o progresso de cerca de 20 planos de empresas (sem perguntar diretamente). Repassei para amigos uma série de piadas, paródias e mensagens estranhas recebidas por e-mail - o equivalente, em e-mail, a um cartão postal dizendo “estou pensando em vocêâ€.
Dei a um amigo na Suécia um conselho que espero ser útil sobre capitais de investimento.
Por conta de uma diferença de fusos horários, mandei condolências a uma pessoa de minha família que ainda estava dormindo. Cada uma dessas coisas foi um gesto pessoal e refletido - e todas, acredito, foram coisas que eu não teria feito se não dispusesse de e-mail. Agora vem a parte realmente difícil: limpar minha caixa de saída! P.S. Se você tem o hábito de enviar e-mails sem escrever nada na linha de assunto, se esquece de identificar-se ou não diz a que veio logo no primeiro parágrafo, por favor vá até http://www.edventure.com/conversation/ article.cfm?Counter=3526225 e leia minha coluna para tentar mudar alguns hábitos no trato com as mensagens eletrônicas.
(*) Esther Dyson edita o boletim tecnológico “Release 1.0†e é autora do best seller “Release 2.0â€. Presidente da EDventure Holdings, é investidora em diversas novas empresas de alta tecnologia. Tradução de Clara Allain.