O próprio nome já diz tudo. Documentos representam a história de uma pessoa, instituição ou empresa. E como se aprende desde criança que a nossa história precisa ser preservada, é preciso saber guardá-los.
Todo cuidado é pouco na manutenção e guarda de papéis, que analisados sob o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável e podem ser requisitados a qualquer momento.
Normalmente, só percebemos o valor de um documento quando precisamos dele para comprovar determinados fatos. Quem nunca precisou localizar às pressas uma certidão de nascimento ou casamento ou um recibo para comprovação de endereço, que atire a primeira pedra.
Isso prova que é preciso ter uma certa organização para arquivar recibos e papéis importantes que, na correria do cotidiano acabam jogados em inúmeras caixas e gavetas, sem o menor critério.
A segunda matéria da série sobre 5 S, o programa dos Cinco Sensos idealizado pelos japoneses para uma perfeita organização no ambiente de trabalho, vai orientar o leitor sobre o melhor modo e o tempo correto de guardar comprovantes e recibos, dando “aquele empurrão” na faxina de casa ou do escritório.
A maneira mais fácil é separar por pastas, de cores diferentes ou não, nomeadas por categorias (impostos, contas de água, luz e telefone, etc), dentro das pastas separar por meses ou anos. Uma pasta sanfonada é a alternativa ideal para aqueles que não possuem o hábito de guardar papéis por anos e anos ou têm uma cota resumida de papéis. Grandes arquivos pedem divisões por ordem alfabética ou temporal, mês a mês.
O prazo de validade legal destes papéis é desconhecido pela maioria das pessoas e até por instituições, isso colabora para que pilhas de papéis se acumulem com o passar dos dias.
Para agilizar a vida de muita gente, o JC fez um pesquisa junto a bancos, Procon, Sebrae, Receita Federal e muitos sites na Internet e descobriu qual a vida realmente útil da papelada. Confira:
Imposto de Renda - Guardar a cópia da declaração dos rendimentos, comprovantes de entrega e os documentos usados por cinco anos. Após este prazo, de acordo com o Código Tributário, as cobranças não são mais autorizadas e os serviços (mensalidade escolar, despesa médica ou ligada a previdência privada, pensões alimentícias entre outros) declaráveis em imposto de renda.
INSS autônomo - Deve ser guardado até a aposentadoria, a fim de evitar qualquer tipo de dúvida quanto ao efetivo tempo de serviço.
IPTU - De acordo com o Código Tributário, depois de cinco anos a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais fazer a cobrança.
IPVA - O motorista deve estar sempre com ele ao sair com o veículo. A validade é anual e a troca pelo novo deve ser feita o mais breve possível para evitar multas.
Contas de água, luz, telefone - Noventa dias, após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, porém o Ministério da Justiça orienta que é melhor guardá-los de dois a cinco anos. Normalmente, um ano é uma boa margem de segurança.
Comprovante de depósito bancário - só após certificar que o dinheiro está mesmo na conta.
Demonstrativos de rendimentos – Cinco anos, pois valem para o Imposto de Renda.
Extratos – Não há necessidade de arquivá-los por muito tempo, pois todas as operações são microfilmadas pelo banco e arquivadas por cinco anos. Quem optar por guardá-los, deve fazê-lo por no máximo um ano.
Canhotos de talão de cheques – Após o pagamento (compensação) do cheque.
Fatura do cartão de crédito – Cada nova fatura, anula a anterior. Mas é aconselhável ter sempre os últimos três meses em mãos.
Aluguel - Cada recibo representa que os anteriores estão pagos, mas sempre tenha os últimos seis meses por segurança ou até a renovação do contrato, para fugir de cobranças indevidas, pois se houver a renovação sem nenhum óbice do proprietário significa que o contrato está em dia.
Condomínio - Peça uma vez por ano ao seu síndico ou administradora, uma declaração de que está tudo em dia e guarde o documento por 20 anos.
Financiamento habitacional - É melhor guardar até o final do financiamento, após o registro da escritura definitiva em cartório.
Mensalidades escolares - Se forem usados para Imposto de Renda, guardar pelos cinco anos referentes ao exercício. Senão, apenas dois anos.
Carnês - Mais importante que o carnê, é o contrato assinado no ato da compra. Guardar esse documento por dois anos.
Consórcio - Até a quitação das cotas e depois de ter o bem em seu nome
Convênio médico - É melhor guardar os comprovantes por 20 anos, pois é este o prazo para exigir na justiça a devolução de eventuais pagamentos indevidos, como em razão de aumentos abusivos.
Notas fiscais - Pelo menos durante o período de validade ou garantia dada pelo fornecedor de produto ou serviço. No caso de produtos duráveis soma-se três meses a este e não duráveis dois meses. De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, o melhor é guardar durante a vida útil do produto ou enquanto o serviço for prestado.
Despesas médicas - Se as despesas forem declaradas no Imposto de Renda, guardar por cinco anos. Senão, apenas um ano.
Pagamentos trabalhistas - Empregadas, arrumadeiras, etc, devem ser guardados durante cinco anos. Trabalhadores rurais devem guardar dois anos.
Cartões, livros de ponto e autorização para descontos não previstos em lei - Precisam ser guardados durante cinco anos.
Documentos relativos ao FGTS - Devem ser preservados durante 30 anos
Contratos de trabalho e fichas de registro de empregado - Possuem validade indeterminada ou permanente, podendo ser utilizados na concessão de aposentadorias.
Prontuário Médico - Conforme disposição do Conselho Federal de Medicina, o prontuário necessita ser guardado por dez anos, a partir da data do último registro de atendimento do paciente, e após esse prazo o prontuário pode ser substituído por métodos de registro capazes de assegurar a restauração plena das informações nele contidas