Por meio de portaria, a Receita Federal (RF) prorrogou o prazo para as empresas se adequarem às novas regras da certificação digital. Elas, agora, ficam dispensadas do uso da ferramenta nas Declarações de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) dos meses de janeiro, fevereiro e março. Publicada em outubro de 2009, a instrução normativa definia que, a partir de 2010, as declarações passassem a ser realizadas mensalmente, e não mais a cada trimestre.
Utilizada para fazer as declarações à Receita Federal desde 2007 por empresas que recolhem impostos e contribuições com base no regime de tributação pelo lucro real ou pelo lucro arbitrário, a autenticação digital passa a ser obrigatória, neste ano, também para aquelas de lucro presumido. Já as companhias imunes, isentas, inativas ou optantes pelo Simples Nacional, continuam isentas da obrigatoriedade.
Segundo a RF, o adiamento do início da exigência deu-se em função de pedidos de mercado, uma vez que muitas empresas poderiam ser punidas por não terem se adequado a tempo e também para evitar que os sistemas de emissão dos documentos ficassem sobrecarregados. A partir de abril, no entanto, a medida passa a vigorar em definitivo e a estimativa é de que, até lá, mais de 1,4 milhão de certificados sejam criados no País.
De acordo com Cris Moreno, diretor regional da Junta Comercial do Estado de São Paulo (Jucesp), os empresários não devem sofrer muitas dificuldades para se enquadrar às novas regras.
No entanto, eles precisarão, com ou sem o auxílio de um contador, procurar instituições denominadas autoridades certificadoras, previamente habilitadas pela Receita, munidos de documentos pessoais, contrato social ou estatuto da empresa e cartão do CNPJ.
“Somente depois que o certificado for emitido e validado é que os empresários poderão entregar uma procuração na Receita Federal para que o contador seja o responsável, por exemplo, por fazer a declaração de Imposto de Renda e outras operações”, destaca.
O custo do serviço, neste caso, varia de R$ 110,00 a R$ 445,00 e tem validade de 1 a 3 anos. O preço inclui o cartão magnético ou pen drive que contém as informações do arquivo eletrônico criptografadas.
Quem valida o certificado são autoridades de registro como a da empresaria Renata Sesquini. Para ela, a desburocratização dos trâmites fiscais é uma das inovações trazidas pelo sistema digital. Por meio do certificado, é possível acessar várias informações online, como tirar cópias de declarações já enviadas e enviar novas informações para a Delegacia da Receita Federal, por exemplo, sem ter que ir pessoalmente à sede do órgão.
“Toda empresa terá de acompanhar essa evolução da tecnologia, que dará maior facilidade de administração para o estabelecimento quanto às obrigações junto à Receita Federal. E o certificado tem uma transparência muito maior nas transações”, frisa.
Na avaliação de Cris Moreno, a tendência é que, até o ano que vem, todas as empresas, inclusive as que optam pelo Simples Nacional, sejam obrigadas a aderir à assinatura digital.
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Arquivo eletrônico
O certificado digital é um arquivo eletrônico com informações criptografadas em um pen drive ou cartão magnético que identifica o titular, seja ele pessoa física ou jurídica. Pela Internet, o certificado digital é uma forma de garantir a legitimidade das transações e a segurança das partes envolvidas.
Ele permite à empresa efetuar pesquisas sobre sua situação fiscal, negociar parcelamentos, fazer retificações dos Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (DARFs), fechar negócios, solicitar certidão negativa e obter cópia de declaração, acessar ou disponibilizar informações sigilosas.