O avanço tecnológico permitiu uma grande evolução nas formas de comunicação. O que antes só podia ser feito pessoalmente, passou a ser intermediado por um arsenal de ferramentas virtuais, que vão desde o simples e popular e-mail até o recente Twitter, perpassando o famoso Messenger. Com tanta opção à vista, quem nunca se sentiu tentado a substituir o tradicional diálogo pessoal por pensamentos traduzidos em bytes, despejados impulsivamente na tela de um computador? A discussão de relações pessoais e profissionais utilizando meios virtuais é uma atitude cada vez mais frequente na sociedade moderna. De acordo com a jornalista e pesquisadora Angela Maria Grossi de Carvalho, doutora em Ciências da Informação pela Universidade Estadual Paulista (Unesp) de Marília, isso ocorre porque as pessoas tendem a utilizar estes meios como um escudo para discussões delicadas.
“Um e-mail, por exemplo, dá a possibilidade de se dizer tudo o que se pensa, sem ser interrompido e sem ter de encarar seu interlocutor. Ele esconde fraquezas e as expressões corporais não são denunciadas. Porém, a mesma ferramenta que auxilia pode atrapalhar. Quando o receptor lê uma mensagem, muitas interpretações podem surgir, dificultando o entendimento”, explica Angela, que pesquisa mídias digitais.
Se não forem bem empregadas, as ferramentas de comunicação virtual podem ser o passaporte para um sério desentendimento e se tornarem estratégias duvidosas de embates entre pessoas e suas opiniões.
“Em conversas ao vivo já existe desentendimento, que dirá então por e-mail, Messenger ou similar? Quando estão frente a frente, as pessoas tendem a dosar as palavras e recuar quando a situação se agrava. No mundo virtual este limiar é bem mais difícil de ser identificado”, analisa. O segredo, segundo ela, é saber utilizar os recursos disponíveis. Não responder e-mails no afã do momento, elaborar, ler e reler a mensagem antes de enviá-la e ser o mais polido possível estão entre as dicas para não se arrepender após o botão “Enviar” já ter concluído seu trabalho.
Ambiente profissional
Quando o assunto é ambiente profissional, o cuidado no uso de ferramentas de comunicação virtual deve ser redobrado. Atualmente, grande parte das empresas permite o uso destas ferramentas com a intenção de facilitar o serviço de seus profissionais. Porém, muitas vezes, por conta do mau uso, e-mails e chats podem ter sua função invertida.
Para Aline Hyppolito, sócia de uma empresa especializada em assessoria e treinamento empresarial, o emprego dessas tecnologias deve ser dosado. “Penso que o e-mail é muito útil para passar informações detalhadas, que precisam ser formalizadas. No caso de mandar um orçamento para um cliente ou uma informação sobre valores para o departamento financeiro, por exemplo, o e-mail é uma ótima ferramenta. Ele agiliza a informação e permite que o destinatário a consulte a qualquer momento para esclarecer dúvidas”, explica.
Já nos casos mais simples ou que envolvam opiniões divergentes, Aline recomenda o bom e velho contato pessoal. Para ela, o e-mail, nestes casos, pode servir apenas para complicar o que é simples.
“O e-mail não deve ser transformado em meio de comunicação em tempo integral, até porque o entendimento da mensagem, caso ela não seja suficientemente técnica, depende do estado de espírito do receptor. Se ele estiver em um dia ruim, esta troca de mensagens pode criar um desgaste desnecessário”, salienta.
E quando a coisa já fugiu do controle e as desavenças passaram para o âmbito pessoal, copiar o superior não é a melhor alternativa. Aline explica que, nestes casos, a relação deve ser discutida pessoalmente e, se possível, resolvida sem envolver pessoas de maior hierarquia. “Superiores só devem ser copiados em e-mails caso o problema em questão envolva a empresa e as pessoas responsáveis não estejam conseguindo encontrar uma solução. Senão, a mensagem eletrônica servirá apenas para conseguir uma terceira visão de uma coisa escrita.”
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Demissão
Luiz Fernando Saneti, produtor de vídeo e jornalista, é um exemplo da confusão que o mau emprego da tecnologia pode causar. Em 2005, ele foi demitido após se confundir e mandar uma mensagem grosseira para seu chefe.
“Eu cheguei atrasado no serviço e meu chefe reclamou. Como eu estava muito nervoso, não tive dúvidas, abri meu MSN e desabafei com minha irmã. O problema é que ela chama Fernanda e meu ex-chefe Fernando. Só depois de fazer a besteira é que percebi que estava teclando com ele e não com ela. Fui demitido na hora”, lembra ele.
Especialistas são categóricos em afirmar que a solução para o problema não é negar o arsenal que a tecnologia coloca a serviço da comunicação e, sim, criar habilidades para que atuem como agente facilitador de relações.
“Conversas virtuais poupam nosso tempo e, se usadas sabiamente, evitam algum constrangimento”, defende a pesquisadora Angela Maria Grossi de Carvalho, doutora em ciências da informação pela Universidade Estadual Paulista (Unesp) de Marília.
Já Luiz garante que, após o episódio, não parou de utilizar a Internet para se comunicar. “Não sei mais viver sem, é bem mais simples usar o mundo virtual para conversar com as pessoas. Só que agora eu fico mais atento”, afirma.
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Etiqueta virtual
Às vezes a intenção não era ofender ninguém, mas o simples fato de ter encaminhado um e-mail digitado em letras maiúsculas já foi o suficiente para que o receptor tivesse a ideia de estar recebendo um grito pela tela do computador e respondesse à mesma altura. Para evitar esse tipo de problema, a educadora e consultora de etiqueta Glorinha Braga Ortolan explica que o uso da netiqueta é fundamental. “A netiqueta é o uso da etiqueta na Internet. Quando conversamos com alguém pelo computador, é necessário que o façamos como se estivéssemos conversando pessoalmente”, ressalta.
Iniciar a mensagem com uma saudação, preencher o campo assunto e estar atento à gramática são regras fundamentais. Arquivos grandes e abreviações são proibidos. “Além disso, é preciso ser objetivo, ter clareza e simplicidade. Outra dica é não expor os destinatários no cabeçalho da mensagem”, pontua.